各种会议纪要的具体写法虽然不同，但基本格式大致是相同的，一般由五个部分组成。

标题

主要标明是什么性质的会议纪要。例如：《全国商业厅局长会议纪要》、《xx 省粮食厅关于做好城市粮食工作会议纪要》。

开头

记述会议概况，包括会议名称、起止时间、地点，参加会议的单位、人员、会议指导思想、主要议题及程序。这部分要用高度概括凝炼的语言，将会议基本情况介绍清楚，使会议背景、主旨、议题一目了然。

主题

即纪要的核心部分。重点阐述会议的主要精神，包括解决的问题，做出的决议，对今后的要求和提出的任务等等。这部分要写得详细、具体、内容实在，切实可行。可根据会议内容，采取不同的写法。具体要求是：内容集中单一的，讨论会可按发言顺序摘要整理，例行会议、工作会议可开门见山，直接写决议事项、工作要求，今后任务。内容负杂、问题较多的需要分门别类，归纳整理，列出序号和小标题，分出层次、段落来写，做到条理清楚。

结尾

这部分一般比较简单，多是希望、号召或宣传、鼓动性文字，用领导人重要讲话中的几句话结尾也可以。必要时，也可在结尾部分对未尽事宜，简明扼要地加以说明。有的没有结尾，主体的最后部分就算全文的结束。

署名

最后写会议名称或主办单位名称及日期。